Bạn đang cần gửi bài thuyết trình PowerPoint cho đồng nghiệp hoặc đối tác nhưng lại loay hoay không biết cách? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ “bật mí” cho bạn cách gửi file PowerPoint qua Gmail cực kỳ đơn giản và hiệu quả, giúp bạn chia sẻ thông tin một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm tối đa thời gian so với phương pháp in ấn truyền thống.
I. Gửi trực tiếp file PowerPoint qua Gmail
Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng cho file PowerPoint có dung lượng dưới 25MB.
1. Tóm tắt nhanh
Đăng nhập Gmail > Soạn thư mới > Nhập thông tin người nhận, tiêu đề và nội dung email > Chọn “Đính kèm tệp” > Chọn file PowerPoint > Gửi.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Truy cập trang chủ Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào nút “Soạn thư” để tạo email mới.
Bước 2: Nhập địa chỉ email người nhận, tiêu đề và nội dung email như bình thường. Để đính kèm file PowerPoint, bạn hãy nhấp vào biểu tượng hình ghim “Đính kèm tệp” ở phía dưới hộp thoại.
Bước 3: Cửa sổ lựa chọn file sẽ hiện ra, bạn hãy tìm đến thư mục chứa file PowerPoint muốn gửi, chọn file và nhấn “Open”. Gmail sẽ tự động tải file lên hệ thống.
Bước 4: Sau khi file PowerPoint đã được tải lên, bạn có thể nhấn nút “Gửi” để gửi email.
II. Gửi file PowerPoint dung lượng lớn qua Gmail
Lưu ý: Đối với file PowerPoint có kích thước lớn hơn 25MB, bạn cần giảm dung lượng file trước khi gửi. Dưới đây là một số cách nén file PowerPoint hiệu quả:
1. Nén file PowerPoint bằng Google Drive
1.1. Hướng dẫn nhanh
Đăng nhập Google Drive > Tải file PowerPoint lên Drive > Click chuột phải vào file > Chọn “Chia sẻ” > Nhập email người nhận > Thiết lập quyền truy cập > Gửi.
1.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Truy cập Google Drive và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Sau đó, nhấp vào nút “Mới” và chọn “Tải tệp lên”.
Bước 2: Tìm đến file PowerPoint bạn muốn gửi, chọn file và nhấn “Open” để tải lên Drive.
Bước 3: Sau khi file đã được tải lên, click chuột phải vào file và chọn “Chia sẻ”.
Bước 4: Nhập địa chỉ email người nhận vào ô “Thêm người và nhóm”, sau đó thiết lập quyền truy cập cho người nhận (có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét) và nhấn “Gửi” để chia sẻ liên kết tải file.
2. Nén file PowerPoint bằng cách tải lên Google Slides
1.1. Hướng dẫn nhanh
Đăng nhập Google Slides > Tạo bản trình bày trống > Chọn “Tệp” > “Mở” > “Tải lên” > Chọn file PowerPoint > Chọn “Chia sẻ” > Nhập địa chỉ email người nhận > Thiết lập quyền truy cập > “Gửi”.
1.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Truy cập Google Slides và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Bước 2: Nhấn vào “Trống” để tạo một bản trình bày trống mới.
Bước 3: Chọn “Tệp” > “Mở” > “Tải lên”, sau đó tìm đến file PowerPoint bạn muốn gửi và nhấn “Open” để tải lên Google Slides.
Bước 4: Sau khi file đã được tải lên, chọn “Chia sẻ”, nhập địa chỉ Gmail người nhận, thiết lập quyền truy cập và nhấn “Gửi” để chia sẻ file.
3. Nén file PowerPoint bằng tùy chọn nâng cao
1.1. Hướng dẫn nhanh
Mở file PowerPoint > “File” > “Options” > “Advanced” > Trong mục “Image Size Quality”, chọn “Discard editing data” > Trong mục “Default resolution”, đổi từ 220 ppi thành 96 ppi > “OK” > Lưu lại file.
1.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file PowerPoint bạn muốn giảm dung lượng.
Bước 2: Vào “File” > “Options” > “Advanced”.
Bước 3: Tìm đến mục “Image Size Quality”, tích chọn “Discard editing data”.
Bước 4: Tại mục “Default resolution”, chọn mũi tên xổ xuống và đổi từ 220 ppi thành 96 ppi.
Bước 5: Nhấn “OK” và lưu lại file PowerPoint. File của bạn sẽ được giảm dung lượng đáng kể.
4. Nén file PowerPoint bằng WeCompress
1.1. Hướng dẫn nhanh
Truy cập WeCompress > Tải file PowerPoint lên > Nhấn “Download” sau khi quá trình nén hoàn tất.
1.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Truy cập trang web WeCompress.
Bước 2: Nhấn vào dấu “+” lớn ở giữa màn hình để tải file PowerPoint lên.
Bước 3: Sau khi quá trình nén hoàn tất, nhấn “Download” để tải file PowerPoint đã được nén về máy tính.
III. Gửi file PowerPoint không cần truy cập Gmail
Lưu ý: Cách này chỉ thực hiện được khi bạn đã đăng nhập vào ứng dụng PowerPoint trên máy tính.
1. Hướng dẫn nhanh
Mở file PowerPoint > “File” > “Share” > “Invite People” > Nhập địa chỉ Gmail và nội dung > “Share”.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file PowerPoint bạn muốn gửi.
Bước 2: Chọn “File” > “Share” > “Invite People”.
Bước 3: Nhập địa chỉ Gmail người nhận và nội dung bạn muốn gửi kèm, sau đó nhấn nút “Share”.
Hy vọng với những cách gửi file PowerPoint qua Gmail đơn giản và chi tiết trên đây, bạn có thể dễ dàng chia sẻ bài thuyết trình của mình một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Chúc các bạn thành công!
